Das Back Office einer Beratungsgesellschaft stellt jenen Unternehmensteil dar, der sich nicht dem eigentlichen Beratungsgeschäft widmet, sondern für die Kunden weitestgehend unsichtbar agiert. Dies betrifft die Sammlung und Verwaltung interner Informationen ebenso wie die Hintergrundprozesse, die nötig sind, um einen ansprechenden und aktuellen Auftritt im Internet zu gestalten.
Der Aufbau des Back Office
Einrichtung und Führung des Back Office sind in der Regel noch stärker verwissenschaftlicht als die Beratungstätigkeit selbst, denn die zugrundeliegenden verwaltungstechnischen Prozesse gestalten sich bei vielen Firmen ähnlich, so dass bestehende Konzepte – wie die Schaffung und Bearbeitung der Datenbank – übertragen werden können.
Um ein wissenschaftlich orientiertes Back Office zu gestalten, muss gewährleistet sein, dass die Unternehmensstrategie konsequente Anwendung findet – oft genug kommt es vor, dass Informatiker und Unternehmensangehörige anderer Abteilungen sich missverstehen, weil sie von unterschiedlichen Voraussetzungen oder einem anderen Kenntnisstand ausgehen.
Die Software
Wichtigster Bestandteil des Back Office ist – neben gut geschulten Mitarbeitern – die Software. Ein gut aufeinander abgestimmtes System, das die Daten aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen einliest, verwaltet und integriert, erspart unnötige Arbeitszeit: Mit wenigen Mausklicks kann der Nutzer alle wesentlichen Daten, Mails, Telefonate, Projektdokumentationen, Termine, Bemerkungen und Notizen aufrufen. Darüber hinaus sollte jedes Back Office mit einem sicheren Archivierungs- und Backup-System ausgestattet sein. Die Sicherung auf einem externen Server garantiert, dass auch im Falle eines völligen Datenverlustes am Firmenstandort die Handlungsfähigkeit schnell wieder herstellt wird und sich die Geschäftstätigkeiten wie gewohnt fortsetzen lassen.
Die Schaffung eines leistungsfähigen Back Office setzt nicht nur eine kraftvolle Software, sondern auch eine effiziente Kommunikation zwischen Kunden und Dienstleistern voraus. Erst wenn ein Unternehmen Klarheit darüber hat, welche Funktionen es innerhalb des Back Office benötigt, können die Softwareexperten sich daran machen, diesen Auftrag auszuführen. Andernfalls droht eine langwierige Phase von Vorschlägen, Ablehnungen und neuen Versuchen. Dies beansprucht jene Zeit, die eigentlich dem Front Office bzw. dem Kundendienst zukommen sollte. Darüber hinaus droht die Gefahr, sich zur Anschaffung überdimensionierter Softwarepakete überreden zu lassen, deren Leistungsumfang niemals ausgeschöpft wird.
Unterstützung bei der Einrichtung des Back Office
Hilfestellung beim Aufbau des Back Office können jene Firmen geben, die bereits eigene Erfahrungen in diesem Bereich gesammelt haben. Wer sich externe, unabhängige Beratung holt, kann die unterschiedlichen Angebote genauer prüfen und muss sich nicht auf die fragwürdigen Beratungsleistungen derjenigen Unternehmen verlassen, die an möglichst kostspieligen Aufträgen interessiert sind.