Microsoft Excel™ gilt als das am weitesten verbreitete Tabellenkalkulationsprogramm und als Standard, wenn es um das Verwalten von Tabellen geht. Diese sehr leistungsfähige und umfangreiche Software erweist sich gerade für Privatanwender und kleine und mittelständische Unternehmen als praktische Alternative zu umfangreicheren Datenbankverwaltungen. Ob es um die Mitgliederdaten eines kleinen Vereins, um die Speicherung von persönlichen Adresslisten oder um eine simple Einnahmen/Ausgaben-Rechnung geht – Excel weist zahlreiche, durchdachte Funktionen auf. Deren Anwendung will allerdings gelernt sein.

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Was kann Excel?

Mit ein wenig Übung kann nahezu jeder Anwender in Excel Tabellen erstellen, Zellen und Spalten in einer Tabelle anlegen, löschen oder ändern, Daten importieren, sowie Formeln, Funktionen und Formatierungen anwenden. Aus den Daten der einzelnen Tabellen können Sie in Excel mit wenigen Klicken manuell oder automatisch Diagramme erstellen beziehungsweise einfügen (mehr dazu im Abschnitt Visualisierungen).

Die Software aus der Microsoft Office Suite ist sowohl für die Betriebssysteme Microsoft Windows, OS X und iOS verfügbar.

Formate, Sortierungen und Berechnungen

Eine Tabellenverwaltung kommt zunächst recht schlicht daher und zeigt im Eingabebereich lediglich eine Reihe von leeren Feldern, die sich in einem schachbrettartigen Koordinatensystem befinden. Diese sind zunächst durch das „Standardformat“ gekennzeichnet, in dem sich beliebige Zeichenketten aus Buchstaben, Sonderzeichen und Zahlen unterbringen lassen – also Namen, Beträge, Daten, Uhrzeiten etc. Für viele dieser Datenarten gibt es jedoch eigene Formate, die die Berechnungen vereinfachen.

Mit diesen Daten können nun Sortierungen oder Berechnungen vorgenommen werden. Zur Sortierung können im Menü „Daten“ die einfachen Optionen A bis Z, oder Z bis A genutzt werden, es ist jedoch auch möglich, nach mehr als einer Kategorie bzw. einer Spalte zu sortieren. Felder lassen sich zu Internetadressen oder Dateien verlinken, so dass Excel auch für den Aufbau einer Wissensdatenbank geeignet ist.

Für eine Berechnung ist die Eingabe von Formeln in den Feldern nötig, in denen die Ergebnisse ausgegeben werden sollen. Dies ist in einem einfachen Fall die Berechnung einer Differenz, die durch die Eingabe „=A1-A2“ erfolgt, kann aber auch eine Summe sein, „=SUMME(A1:A4)“, die die Zahlen aus A1, A2, A3 und A4 addiert, oder eine statistische Funktion wie die Standardabweichung „=STABW(C1:C4)“. Die verfügbaren Formeln können durch Klick auf das Icon fx aufgerufen werden. Zur Verfügung stehen Funktionen aus der Finanzmathematik, der Datums- und Zeitberechnung, der Mathematik und Trigonometrie, der Statistik, der Logik sowie aus weiteren Bereichen. Damit bietet das Programm eine Vielfalt an Einsatzmöglichkeiten und kann auch für einfachere statistische Aufgaben genutzt werden, während für eine professionelle, umfassendere Analyse eine spezielle Software wie SPSS oder PSPP eingesetzt werden sollte.

Visualisierungen

Excel kann mehr als sortieren und berechnen. Eine Tabelle mag mehr oder weniger aussagekräftig sein, aber in vielen Fällen erlaubt erst eine Visualisierung ein Verständnis und eine Interpretation der Daten. Das Menü „Einfügen“ erlaubt Säulen-, Linien-, Kreis-, Balken-, und zahlreiche weitere Arten von Diagrammen. Die Anzahl und Frequenz der Daten, die dabei wiedergegeben werden, können vom Anwender bestimmt werden.

Für eine einfache Darstellung (z. B. Jahreszahl in Spalte A, Betriebsgewinn in Spalte B) genügt es, nach der Eingabe der Daten im Menü „Einfügen“ auf die gewünschte Diagrammart (etwa ein Liniendiagramm) zu klicken. Die Auswahl der Daten kann über die Markierung mit gedrückter linker Maustaste erfolgen.