Inhaltsverzeichnisse mit Word

Die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses mit Microsoft Word™ scheint auf den ersten Blick eine simple Angelegenheit zu sein. Mit wenigen Klicks erstellt, liefert das Inhaltsverzeichnis eine aktuelle Übersicht der Kapitel und Seitenzahlen. Gerade bei größeren wissenschaftlichen Arbeiten ist jedoch mehr gefragt.

Inhaltsverzeichnisse können mehr als gedacht

Im Menü „Verweise“ findet sich die Schaltfläche „Inhaltsverzeichnis“, die bereits die grundlegenden Funktionen enthält. So kann hier ein automatisches oder ein manuelles Inhaltsverzeichnis (bei dem die Kapitelüberschriften direkt im Verzeichnis eingegeben werden müssen) erstellt werden. Ein automatisches Verzeichnis greift sich standardmäßig alle Überschriften erster, zweiter und dritter Ordnung aus dem Text. Soll eine andere Anzahl von Gliederungsebenen wiedergegeben werden, so kann dies im Punkt „Datei“ –> „Verweise“ –> „Inhaltsverzeichnis“ –> „Inhaltsverzeichnis einfügen“ im Feld „Ebenen anzeigen“ eingestellt werden. Word erlaubt bis zu neun Gliederungsebenen, was selbst bei umfassendsten, wissenschaftlichen Ansprüchen mehr als ausreichen sollte.

Automatisch erstelltes Verzeichnis der Kapitelstruktur

Damit ein automatisch erstelltes Verzeichnis die Kapitelstruktur auf die gewünschte Art wiedergibt, müssen die Kapitel im Textteil als Überschriften definiert werden: Dies geschieht im Menü „Start“ –> „Überschrift“ im Bereich „Formatvorlagen“. Werden weitere Texte eingefügt, und verschieben sich die Seitenzahlen, so muss das Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden. Dies geschieht mit einem Rechtsklick innerhalb des Verzeichnisfeldes und der Auswahl „Felder aktualisieren“.

Wie alle Textteile können Inhaltsverzeichnisse auch markiert und in ein beliebiges Text-, Schrift-, Größen- und Stilformat gebracht werden. Hierbei muss allerdings darauf geachtet werden, dass diese Änderungen nur dann erhalten bleiben, wenn das Verzeichnis nicht völlig neu erstellt wird. Eine Aktualisierung sollte ansonsten immer unter der Auswahl „nur Seitenzahlen aktualisieren“ vorgenommen werden. Soll der Stil des Inhaltsverzeichnisses dauerhaft verändert werden, empfiehlt sich eine Bearbeitung der Formatvorlagen „Verzeichnis 1“ für Überschriften erster Ordnung, „Verzeichnis 2“ für Überschriften zweiter Ordnung usw.

Weitere Verzeichnisse

Sollen neben dem Inhalts- noch weitere Verzeichnisse hinzukommen, so bietet Word auch hierfür Lösungen an: Im Menüpunkt „Verweise“ existiert der Unterpunkt „Abbildungsverzeichnis einfügen“. Auch hier gilt: Alle Abbildungsüberschriften müssen mit der Formatvorlage „Abbildungsverzeichnis“ gekennzeichnet werden, um gefunden und im Verzeichnis angezeigt zu werden.

Nutzer, die weitere Verzeichnisse (wie etwa ein Tabellenverzeichnis) benötigen, können sich eine eigene Formatvorlage dafür anlegen.

Der Index

Darüber hinaus bietet Word die Möglichkeit, einen Text nach Indexeinträgen durchsuchen zu lassen. Hierzu werden die für den Index vorgesehenen Schlagworte markiert und im Menü „Verweise“ mit „Eintrag festlegen“ kategorisiert. Im gleichen Menü kann dann „Index einfügen“ angewählt werden, so dass alle Schlagworte mit Seitenzahlen aufgezählt werden.

Hilfe von Profi Dr. Franke-Consulting

Sie haben größte Mühe damit, ein Inhaltsverzeichnis in Microsoft Word zu erstellen oder die Formatierungen beispielsweise Ihrer Überschriften entsprechen nicht den gegebenen Vorschriften, Seitenzahlen stimmen nicht überein oder Sie benötigen spezielle Formatvorlagen für Ihre wissenschaftliche Arbeit? Dann nehmen Sie noch heute Kontakt zu uns auf! Wir freuen uns auf Ihre Anfragen – gerne helfen wir Ihnen weiter.

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